Biên bản là một loại văn bản ta thường xuyên bắt gặp trong cuộc sống ngày nay. Có nhiều loại biên bản khác nhau được lập trong những tình huống cụ thể khác nhau. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ về biên bản là gì? Khi nào cần lập biên bản và các loại biên bản thường gặp.
1. Biên bản là gì?
Biên bản là hình thức một loại văn bản ghi lại những sự việc, vụ việc đang diễn ra để làm chứng cứ pháp lý về sau. Biên bản lập ra phải được ghi trung thực, khách quan, chính xác và đầy đủ. Biên bản không được ghi chép rồi chỉnh sửa mà phải được hình thành ngay khi sự việc, vụ việc đã hoặc đang diễn ra mới đảm bảo được tính chân thực.
Biên bản có tầm quan trọng rất lớn giúp ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra. Dù biên bản không có hiệu lực pháp lý, tuy nhiên, chúng được dùng rộng rãi để làm chứng cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra.
2. Các loại biên bản thường gặp:
Trên thực tế có nhiều loại biên bản khác nhau được sử dụng ở nhiều trường hợp khác nhau. Dưới đây là một số loại biên bản thường thấy nhất hiện nay:
- Thứ nhất, biên bản hội họp là loại biên bản ghi lại tiến trình tổ chức thực hiện các cuộc họp hay hội nghị.
- Thứ hai, biên bản hành chính là loại biên bản ghi chép cách tiến hành một công việc theo quy định hành chính như biên bản mở đề thi, biên bản giao nhận và bàn giao, biên bản hợp đồng;
- Thứ ba, biên bản có tính chất pháp lý là loại biên bản ghi chép những vụ việc có liên quan đến pháp luật như biên bản phiên tòa, biên bản khám nghiệm tử thi, biên bản tai nạn giao thông.
3. Khi nào cần lập biên bản?
Tùy vào từng trường hợp cụ thể mà có thể lập loại biên bản phù hợp. Đối với các trường hợp thực hiện tiến trình tổ chức thực hiện các cuộc họp hay hội nghị sẽ sử dụng biên bản hội họp. Biên bản hội nghị được sử dụng để ghi lại toàn bộ diễn biến theo tiến trình của đại hội, hội nghị, cuộc họp diễn ra.
Biên bản hành chính được lập trong tình huống mở đề thi trong các kỳ thi lớn, quan trọng, giao nhận, bàn giao,…
Biên bản có tính chất pháp lý được lập lên để ghi nhận, mô tả toàn bộ diễn biến của sự kiện phát sinh trên thực tế trên cơ sở của các đương sự có liên bản (bao gồm trong trường hợp mở phiên tòa, khám nghiệm tử thi, tai nạn giao thông,…)
Đối với biên bản xử phạt vi phạm hành chính – một trong những biên bản thuộc loại biên bản có tính chất pháp lý. Biên bản này sẽ được lập trong các trường hợp không thuộc tại Điều 56 Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012 (sử đổi năm 2020):
“Điều 56. Xử phạt vi phạm hành chính không lập biên bản:
1. Xử phạt vi phạm hành chính không lập biên bản được áp dụng trong trường hợp xử phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền đến 250.000 đồng đối với cá nhân, 500.000 đồng đối với tổ chức và người có thẩm quyền xử phạt phải ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính tại chỗ.
Trường hợp vi phạm hành chính được phát hiện nhờ sử dụng phương tiện, thiết bị kỹ thuật, nghiệp vụ thì phải lập biên bản.
2. Quyết định xử phạt vi phạm hành chính tại chỗ phải ghi rõ ngày, tháng, năm ra quyết định; họ, tên, địa chỉ của cá nhân vi phạm hoặc tên, địa chỉ của tổ chức vi phạm; hành vi vi phạm; địa điểm xảy ra vi phạm; chứng cứ và tình tiết liên quan đến việc giải quyết vi phạm; họ, tên, chức vụ của người ra quyết định xử phạt; điều, khoản của văn bản pháp luật được áp dụng. Trường hợp phạt tiền thì trong quyết định phải ghi rõ mức tiền phạt”
Như vậy, tùy vào từng tình huống cụ thể, sẽ lập một biên bản chính xác, phù hợp nhất.
4. Phương pháp ghi biên bản:
Nhằm đảm bảo lập biên bản có tính hợp lý cao nhất, chính xác nhất, cần phải đảm bảo các tiêu chí sau:
- Ghi biên bản thật đầy đủ và chính xác là công việc không dễ dàng, đặc biệt là ghi biên bản cuộc họp hoặc ghi lời khai của nhân chứng, vì tốc độ nói bao giờ cũng nhanh hơn tốc độ viết. Vì thế, nếu không có một số phương pháp, người ghi biên bản khó thể theo kịp tiến độ của cuộc họp hoặc vụ việc đang diễn ra.
- Về nguyên tắc, ghi biên bản là ghi ý. Tuy nhiên, người ghi biên bản cần phân loại khi tiếp nhận các thông tin. Nếu là thông tin để biết thì chỉ cần ý chính; nếu là thông tin để biết và để thực hiện thì phải ghi đầy đủ, không được bỏ sót ý nào, với những thông tin quan trọng cũng vậy. Trường hợp người phát biểu ý kiến yêu cầu ghi nguyên văn thì người ghi biên bản có thể sử dụng hình thức dẫn lời nói trực tiếp.
- Cần tập trung lắng nghe và có trí nhớ tốt, vận dụng kỹ thuật ghi chép nhanh. Có thể sử dụng các cách biến đổi câu trong tiếng Việt để có thể lựa chọn cấu trúc câu ngắn nhất mà vẫn đảm bảo thông tin được diễn đạt đầy đủ và chính xác. Có thể viết tắt một số từ thông dụng (UBND, TNHH, CP,…)
- Chuẩn bị sẵn các mẫu ghi biên bản để khi cuộc họp hoặc vụ việc diễn ra thì có thể ghi chép ngay.
5. Cấu trúc biên bản:
5.1. Cấu trúc của biên bản hội họp:
Nội dung biên bản hội họp cần đầy đủ:
- Quốc hiệu, tiêu ngữ.
- Tên cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp kèm theo số biên bản, tên biên bản.
- Địa điểm, ngày… tháng… năm… giờ… (ghi rất cụ thể thời gian giờ phút lập biên bản).
- Các thành phần tham gia cuộc họp.
- Họ và tên của người chủ trì cuộc họp và họ và tên thư ký.
- Nội dung chính và các mục diễn ra trong cuộc họp.
- Riêng phần báo cáo cần rõ ràng và chi tiết tên chức vụ người trình bày báo cáo. Tóm tắt nội dung báo cáo. Xem báo cáo kèm theo (nếu có văn bản kèm theo).
- Kết luận và các quyết định được thông qua trong cuộc họp.
- Thời gian kết thúc cuộc họp
- Chữ ký xác nhận của các bên tham gia cuộc họp
5.2. Cấu trúc của biên bản hành chính:
Nội dung biên bản hành chính cần đầy đủ:
- Quốc hiệu và tiêu ngữ
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- Số, ký hiệu của văn bản
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
- Nội dung văn bản
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
- Dấu của cơ quan, tổ chức
- Nơi nhận
5.3. Cấu trúc của biên bản có tính chất pháp lý:
Nội dung biên bản có tính chất pháp lý cần đầy đủ:
- Quốc hiệu tiêu ngữ
- Tên biên bản
- Thời gian lập biên bản bao gồm ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm
- Thông tin về các thành phần tham gia: Người lập biên bản, người chứng kiến, người liên quan đến vụ việc…
- Nội dung sự việc;
- Kết thúc biên bản sự việc;
- Chữ ký người tham gia và người lập biên bản.
6. Một số mẫu biên bản thường gặp:
6.1. Biên bản hội họp:
Tên công ty
Số:………/ BB-……
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
………., ngày……….., tháng…….., năm………..
BIÊN BẢN HỌP
(V/v…………………………..)
Hôm nay, vào hồi……….., ngày ……………, tháng…………. Năm…………. Tại văn phòng công ty…………… diễn ra cuộc họp với nội dung sau:
I/ Thành phần tham dự gồm:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
II/ Nội dung cuộc họp:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
III/ Kết luận cuộc họp:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
Cuộc họp kết thúc vào lúc ………. Ngày ……… Tháng …… Năm .……
Thư ký cuộc họp Chủ trì cuộc họp
6.2. Biên bản vi phạm hành chính:
CƠ QUAN
Số:…./ BB – VPHC
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN VI PHẠM HÀNH CHÍNH
Về…………………………………………………………………………………………………..
Hôm nay, hồi….. giờ….. phút, ngày ……. Tháng ……. Năm ……., tại…….
………………………………………………………………………………………………………
Căn cứ…………………………………………………………………………………………………..
Chúng tôi gồm:
- Họ và tên: ……………………………………….. Chức vụ: ………………………………………………………………………………………………………
Cơ quan: ………………………………………………………………………………………………………
- Họ và tên: ……………………………………….. Chức vụ: ………………………………………………………………………………………………………
Cơ quan: ………………………………………………………………………………………………………
Tiến hành lập biên bản vi phạm hành chính đối với:
Cá nhân/ Tổ chức: ………………………………………………………………………………………………………
Ngày, tháng, năm sinh:………………………… Quốc tịch…………………………………………………………………………………………………
Địa chỉ: ………………………………………………………………………………………………………
Giấy CMND / CCCD ( Hộ chiếu/ Quyết định thành lập doanh nghiệp hoặc ĐKKD) số …………………. Cấp ngày ……………….. Nơi cấp ………………………………………………………………………………………………………
Đã có hành vi vi phạm hành chính:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
Lời khai của người vi phạm hoặc đại diện tổ chức vi phạm:……………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………
Lời khai của người chứng kiến, người bị thiệt hại hoặc đại diện tổ chức bị thiệt hại:…………………………………………………………………………………………………
Chúng tôi đã yêu cầu ông (bà)/ tổ chức vi phạm chấm dứt ngay hành vi vi phạm.
Các biện pháp ngăn chặn vi phạm hành chính và bảo đảm việc xử phạt nếu có:………………………………………………………………………………………………….
Tang vật, phương tiện, giấy tờ bị tạm giữ: ………………………………………………………………………………………………………
Ngoài ra, chúng tôi không tạm giữ gì khác.
Yêu cầu ông (bà)/ tổ chức:………………………………………………………………………………………………. có mặt lúc…… giờ….. phút, ngày……… tháng……….. năm………… tại ……………………………………………………………………………………………………… để giải quyết vụ việc vi phạm.
Biên bản lập xong hồi …… giờ….. phút, ngày……… tháng……….. năm………… gồm 01 tờ, được lập thành 02 bản, có nội dung như nhau; 01 bản giao cho người vi phạm/ đại diện tổ chức vi phạm, 01 bản lưu hồ sơ cơ quan xử lý vi phạm hành chính và đọc lại cho những người có tên trong biên bản cùng nghe công nhận là đúng và cùng ký tên dưới đây.
Lý do không ký biên bản:………………………………………………………………………………………………..
Ông (bà)/ Tổ chức vi phạm gửi văn bản yêu cầu được giải trình đến ông (bà)
……………………….. trước ngày……/……/…… để thực hiện quyền giải trình.
Người (đại diện tổ chức) vi phạm
(Ký và ghi rõ họ tên)
Người (đại diện tổ chức) bị thiệt hại
(Ký và ghi rõ họ tên)
Người chứng kiến
(hoặc đại diện chính quyền)
(Ký và ghi rõ họ tên)
Người lập biên bản
(Ký và ghi rõ họ tên)
