Hồ sơ mời thầu là toàn bộ các tài liệu sử dụng cho mục đích đấu thầu. Hồ sơ cung cấp các thông tin về công trình để nhà đầu tư cân nhắc lựa chọn. Bên mời thầu là bên quản lý, thực hiện mời thầu để tìm kiếm các nhà thầu trong điều kiện đặt ra. Phải có các thông tin cung cấp trong hồ sơ mời thầu này, các nhà đầu tư mới có cơ sở tính toán, đưa ra hồ sơ dự thầu. Như vậy, hoạt động lập hồ sơ mời thầu diễn ra ở giai đoạn đầu tiên, cung cấp đầy đủ thông tin, cách thức lựa chọn nhà đầu tư cho gói thầu.
Căn cứ pháp lý:
– Luật Thương mại năm 2005;
– Luật Đấu thầu năm 2013;
– Thông tư số 01/2015/TT-BKHĐT của Bộ Kế hoạch và Đầu tư: Quy định chi tiết lập Hồ sơ mời quan tâm, Hồ sơ mời thầu, Hồ sơ yêu cầu dịch vụ tư vấn.
Tư vấn pháp luật trực tuyến miễn phí qua tổng đài: 1900.6568
1. Hồ sơ mời thầu là gì?
Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho các hình thức đấu thầu. Không quan tâm đó là hình thức đấu thầu rộng rãi hay đấu thầu hạn chế. Bản chất vẫn phải xây dựng hồ sơ mời thầu để cung cấp dữ liệu, thông tin cho hoạt động tìm kiếm chủ thầu. Mời thầu là cách thức tìm kiếm đối tác phù hợp dựa trên nguyên tắc lựa chọn bình đẳng, công khai. Mà vẫn đảm bảo chọn được đối tác phù hợp nhất trong quyền lợi các bên có thể dành cho nhau.
Hồ sơ bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu. Cung cấp thông tin, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ dự thầu. Qua đó thể hiện các nhu cầu thực hiện gói thầu, tìm kiếm các đối tác tiềm năng. Cũng như để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư. Dựa trên các điều kiện phù hợp mà các bên có thể trao cho nhau.
Hồ sơ mời thầu là tiền đề của hoạt động dự thầu, trúng thầu hay thực hiện các quyền và nghĩa vụ của các bên. Là một trong những yếu tố căn bản quyết định chất lượng và hiệu quả của gói thầu. Do đó phải chặt chẽ trong các giấy tờ, thông tin, điều kiện trong hồ sơ.
Các tổ chức mời thầu chưa đủ kinh nghiệm:
Thực hiện đấu thầu phải diễn ra với ý nghĩa và tuân thủ quy định của pháp luật. Việc tổ chức phải thực hiện trong kinh nghiệm, chuyên môn của bên tổ chức mời thầu. Công việc lập hồ sơ mời thầu cần đến các tính toàn chuyên môn, sự chắc chắn. Cần được đặc biệt quan trọng đối với những gói thầu mà bên mời thầu chưa đủ kinh nghiệm. Do đó, họ cần thuê dịch vụ hoặc tiếp cận tổ chuyên gia để thực hiện mời thầu, tổ chức đấu thầu hiệu quả.
Ví dụ như doanh nghiệp chế biến thủy hải sản trong mục đích đấu thầu tìm đơn vị xây dựng nhà xưởng. Chuyên môn của họ được xác định trong lĩnh vực sản xuất, chế biến và các công việc liên quan đến thủy hải sản. Lĩnh vực xây dựng, đấu thầu không phải chuyên môn có thể đảm nhận hiệu quả. Do đó, bên mời thầu có thể lập tổ chuyên gia hoặc thuê tư vấn để giúp lập hồ sơ mời thầu.
Nội dung hồ sơ mời thầu:
Hồ sơ mời thầu phải đưa ra những phương pháp đánh giá và điều kiện xét thầu. Cũng như những yếu tố hoặc cơ sở sẽ được dùng để so sánh các hồ sơ dự thầu. Từ đó thông báo cách thức lựa chọn bình đẳng cho các nhà đầu tư có quan tâm đến gói thầu. Quy định trước các cách thức lựa chọn hồ sơ để việc thực hiện diễn ra hiệu quả.
Trường hợp các nội dung trong hồ sơ mời thầu đã được công bố. Tuy nhiên bên mời thầu muốn sửa đổi một số nội dung trong hồ sơ mời thầu bên thì phải gửi nội dung đã sửa đổi bằng văn bản tới các tất cả các bên dự thầu trước thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ dự thầu ít nhất là 10 ngày. Việc thông báo giúp các bên cân nhắc lợi ích, tính hợp lý trong dự thầu. Cũng như có thêm thời gian để các bên dự thầu đánh giá, hoàn chỉnh hồ sơ dự thầu của mình.
2. Hồ sơ mời thầu tiếng Anh là gì?
Hồ sơ mời thầu tiếng Anh là Bidding documents.
3. Hồ sơ mời thầu gồm những gì?
Hình thức này phải phù hợp với quy định chung về hình thức đấu thầu. Theo Khoản 2 điều 219 Luật thương mại 2005, hình thức thực hiện được hiểu như sau:
– Bên mời thầu có trách nhiệm thông báo rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng đối với trường hợp đấu thầu rộng rãi.
– Hoặc gửi thông báo mời đăng ký dự thầu đến các nhà thầu đủ điều kiện trong trường hợp đấu thầu hạn chế. Việc gửi thông báo có thể thực hiện qua nhiều phương tiện và hình thức khác nhau. Như gửi trực tiếp đến cơ quan, địa chỉ của nhà thầu. Hoặc gửi không trực tiếp qua Fax, qua đường bưu điện hoặc các phương tiện khác. Đảm bảo các thông tin mời đăng ký dự thầu đến tay nhà thầu kịp thời, sớm nhất.
(2). Các yêu cầu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ được đấu thầu:
Là các thông tin về đối tượng, hoạt động cần thực hiện hay tác động trên đối tượng. Để các nhà thầu căn cứ trên chuyên môn, khả năng của mình tính toán lợi ích nếu trúng thầu.
Mức độ thông tin các hàng hóa, dịch vụ đấu thầu càng chi tiết thì càng thuận lợi cho nhà thầu. Khi họ có được thông tin để đánh giá, phân tích, chuẩn bị hồ sơ dự thầu cũng như tính toán hợp lý các lợi ích.
(3). Phương pháp đánh giá, so sánh, xếp hạng và lựa chọn nhà thầu:
Xác định các tiêu chí lựa chọn nhà thầu phù hợp. Các bên trong nhu cầu tìm đối tượng hợp tác phù hợp nhất có thể được đáp ứng trong hồ sơ dự thầu được nhà đầu tư lập. Các phương pháp này cũng mang đến bình đẳng trong căn cứ lựa chọn nhà thầu cho dự án. Tìm ra nhà thầu phù hợp nhất, các bên có thể hợp tác toàn diện cũng như mang đến cho nhau nhiều lợi ích nhất.
Đánh giá, so sánh, xếp loại hồ sơ dự thầu có thể do bên mời thầu tự. Nhưng thường phải có sự giúp đỡ của các tổ chức, chuyên gia, dựa trên tiêu chuẩn phù hợp để tìm kiếm nhà thầu chất lượng nhất. Và phải hoàn tất trong thời hạn tồn tại hiệu lực của hồ sơ dự thầu. Để mang đến công bằng trong phân tích, so sánh, lựa chọn hồ sơ dự thầu ở giai đoạn tiếp theo.
(4). Những chỉ dẫn khác liên quan đến việc đấu thầu:
Chỉ dẫn các nội dung, thông tin khác liên quan đến hoạt động mời thầu, tổ chức đấu thầu. Chỉ dẫn cho bên dự thầu về các điều kiện dự thầu, các thủ tục được áp dụng trong quá trình đấu thầu. Giải đáp các câu hỏi liên quan của bên dự thầu.
4. Hướng dẫn lập hồ sơ mời thầu?
Hồ sơ mời thầu được lập bởi các chuyên gia, người có kinh nghiệm tổ chức các buổi đấu thầu. Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã ban hành Thông tư 01/2015/TT-BKHĐT quy định chi tiết lập Hồ sơ (HS) mời thầu. Theo đó các bước thực hiện bao gồm:
Bước 1: Xác định loại gói thầu:
Cần xác định gói thầu chúng ta chuẩn bị xây dựng là loại gói thầu gì? Căn cứ trên các nhu cầu, mục đích thực hiện gói thầu. Như gói thầu tư vấn, phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp, xây dựng hay gói thầu hỗn hợp. Đây là mục đích thực hiện hoạt động đấu thầu, cũng như tìm kiếm các nhà thầu có khả năng đáp ứng tốt nhất nhu cầu đó.
Loại gói thầu thường được quy định trong Kế hoạch đấu thầu (nếu có), hoặc tại bước xây dựng hồ sơ.
Bước 2: Xác định hình thức đấu thầu và phương thức đấu thầu:
– Hình thức đấu thầu thuộc 1 trong 7 hình thức được quy định tại các điều từ 20 đến 27 Luật Đấu thầu 2013.
– Phương thức đấu thầu có thể lựa chọn một trong số các phương thức sau:
+ 1 giai đoạn 1 túi hồ sơ;
+ 1 giai đoạn 2 túi hồ sơ;
+ 2 giai đoạn 1 túi hồ sơ;
+ 2 giai đoạn 2 túi hồ sơ.
Thực hiện qua mạng hoặc không qua mạng.
Bước 3: Xác định các mẫu hồ sơ mời thầu:
Sử dụng mẫu hồ sơ mời thầu theo mẫu đã được Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành.
Bước 4: Xây dựng các yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm:
Các yêu cầu được quy định căn cứ trên tính chất của gói thầu. Thể hiện các yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm quy định tại Khoản 3, Khoản 4, Khoản 5 Điều 12 Nghị định 63/2014/NĐ-CP.
Bước 5: Xây dựng các yêu cầu về năng lực thực hiện hợp đồng tương tự:
Việc xây dựng các yêu cầu phải thực hiện cẩn thận, đảm bảo nguyên tắc: “Tuyệt đối không đưa ra các nội dung mang tính định hướng, tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu hoặc cản trở sự tham gia của nhà thầu gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng; không đưa ra các tiêu chí đánh giá có tính chất cục bộ, địa phương mà chỉ nhà thầu tại địa phương đó mới đáp ứng được”.
Bước 6: Xây dựng các yếu tố kỹ thuật:
Tùy thuộc vào tính đặc thù của từng gói thầu mà có thể xây dựng các gói:
+ Gói tư vấn: Xác định phạm vi công việc tư vấn.
+ Gói xây lắp: Xác định yêu cầu kỹ thuật xây lắp, yêu cầu nhân sự, thiết bị thi công. Xác định tiên lượng mời thầu theo dự toán được duyệt.
+ Gói mua sắm hàng hóa: Yêu cầu kỹ thuật đối với hàng hóa, tiêu chuẩn đặt ra.
Bước 7: Xây dựng yêu cầu về giải pháp và phương pháp luận:
Để nhà thầu trình bày hiểu biết và các đề xuất của mình đối với gói thầu.
Bước 8: Xây dựng yêu cầu về tài chính, thương mại:
– Yêu cầu về tài chính bao gồm: Mức tạm ứng, bảo lãnh hợp đồng, thu hồi tạm ứng, thanh toán giai đoạn, thanh toán hoàn thành, bảo lãnh bảo hành để các nhà thầu có cơ sở chào trên một mặt bằng chung.
– Điều kiện thương mại. Thường thực hiện với gói thầu mua sắm hàng hóa, phi tư vấn hoặc hỗn hợp. Trong điều kiện giao hàng, tiến độ giao, địa điểm cung cấp dịch vụ hoặc lắp đặt hàng hóa… Từ đó các nhà thầu mới có thể chào giá dự thầu một cách chính xác.
