Agenda là một thuật ngữ tiếng Anh được sử dụng phổ biến và rộng rãi ở hầu hết các công ty trong hoạt động tổ chức sự kiện, hội thảo hay trong các cuộc họp hoặc một số buổi lễ.
Vậy Agenda là gì? Bài viết dưới đây sẽ làm rõ bản chất của Agenda và đưa ra một số sách để tạo ra một Agenda hoàn hảo nhất, giúp bạn ghi điểm trong mắt ban lãnh đạo và các đồng nghiệp.
Agenda là gì?
Sau đây là các khái niệm về Agenda và cách phân biệt nó với một số thuật ngữ khác:
Khái niệm agenda là gì
Agenda hay còn gọi là nhật ký công tác, chương trình nghị sự, bao gồm những công việc cần phải làm cũng như các kế hoạch làm việc. Tài liệu này sử dụng để ghi lại các quá trình thảo luận của các thành phần tham dự một cách ngắn gọn, dễ hiểu và đầy đủ nhất.
Đơn giản hơn, Agenda là một thuật ngữ thường được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực kinh tế, cụ thể là những vấn đề phát sinh cần phải giải quyết ngay trong các cuộc họp hoặc hội nghị.
Cho ví dụ về Agenda khi đi kèm với những từ khác trong ngữ cảnh khác nhau sẽ cho ra nghĩa khác nhau: Event agenda – Chương trình sự kiện, Environmental agenda – Chương trình nghị sự môi trường, Feminist agenda – Chương trình nghị sự nữ quyền hay Meeting agenda’ title chính là tiêu đề biên bản cuộc họp, ngoài ra còn có My agenda là nhật ký của tôi, v.v.
Đừng nhầm lẫn agenda với các từ sau
Dựa vào khái niệm trên, ắt hẳn bạn cũng đã phần nào nắm được Agenda là gì, nhưng bên cạnh đó bạn còn phải biết phân biệt bản Agenda với một số các từ đồng nghĩa khác, đây là điều khá khó khăn đối với nhiều người và rất dễ gây ra sự nhầm lẫn.
Glints sẽ cung cấp một số từ có nghĩa tương đồng với Agenda để bạn có thể phân biệt:
- Schedule: Thường được hiểu với nghĩa là một lịch trình, khá giống với Agenda, tuy vậy bản Agenda lại được sử dụng rộng rãi hơn trong công việc, thậm chí bạn còn có thể dùng nó để mô tả về một kế hoạch quan trọng nào đó ở tương lai.
- Diary: một danh từ mang nghĩa là sổ nhật ký ghi chép hằng ngày, bên trong nó có nội dung bao gồm ngày tháng năm cùng với khoảng trống để bạn ghi chép.
- Timetable: đây là thuật ngữ dễ bị nhầm lẫn với thuật ngữ Agenda nhiều nhất, nhưng Timetable thường chỉ nói đến một khoảng thời gian cố định, ít thay đổi, còn Agenda thì lại thường chứa nhiều nội dung đa dạng hơn.
Thêm vào đó, còn có một số từ đồng nghĩa khác với thuật ngữ Agenda chẳng hạn như: Program – chương trình, plan – kế hoạch, outline – đề cương, memo – ghi nhớ, schema – lược đồ, itinerary – hành trình, calendar – lịch, v.v.
Đọc thêm: Bí quyết để có một chuyến công tác thuận lợi
Các yếu tố cần có trong một agenda
Một bản agenda hoàn chỉnh, đẹp mắt sẽ thể hiện được tính chuyên nghiệp trong khâu chuẩn bị. Thêm nữa là người đọc sẽ dễ dàng tiếp thu, theo dõi để việc quản lý công việc trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn.
Sau đây là các yếu tố cần có trong một agenda:
Tiêu đề cuộc họp
Tiêu đề của một mẫu Agenda là gì và cần thể hiện như nào? Tiêu đề phải được đặt phía trên cùng của văn bản và bắt buộc phải dễ hiểu, ngắn gọn, hàm súc nhất có thể nhưng vẫn phải thể hiện được nội dung chính của cuộc họp. Cụ thể hơn là họp với những ai, về vấn đề gì.
Lưu ý, nên chọn font chữ cho tiêu đề rõ ràng, dễ nhìn, kích thước phải lớn hơn các phần khác trong văn bản.
Đọc thêm: Mẫu ví dụ về biên bản cuộc họp
Thời gian, địa điểm và thành phần tham dự
Đây là các mục tiêu tiếp theo trong Agenda, chúng phải được nêu ra ngay dưới tiêu đề biên bản cuộc họp. Bạn nên ghi tất cả thật chi tiết, đầy đủ để khi nhìn lại sẽ dễ dàng theo dõi các quá trình, tiến độ công việc, và hơn hết là không gặp khó khăn khi tìm kiếm.
Trong mẫu Agenda cần ghi rõ ngày, tháng năm diễn ra cuộc họp và phải ghi rõ địa điểm cụ thể, tòa nhà nào, số phòng, tầng lầu bao nhiêu, v.v.
Nội dung chương trình
Nội dung của chương trình Agenda được chia thành các mục cụ thể và được sắp xếp theo trình tự thời gian nhất định và ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng. Tiếp đó, hãy thêm vào mục tên của người tham gia phụ trách, tránh trường hợp họ rời khỏi cuộc họp giữa chừng, đồng thời giúp nâng cao trách nhiệm, khả năng tập trung ở mỗi người.
Một lưu ý khác về việc ước lượng thời gian cho mỗi chủ đề thảo luận, dựa trên các khoảng thời gian bao gồm các việc giới thiệu chủ đề cuộc họp, giải đáp các câu hỏi, giải quyết và thuyết phục các quan điểm khác nhau, đề xuất một số giải pháp và cuối cùng là lên phương án hành động sau khi hoàn tất thảo luận và ra quyết định.
Ước lượng giúp phân bổ thời gian hợp lý và giúp cuộc họp trở nên năng suất, hiệu quả hơn.
Cách xây dựng một agenda cho cuộc họp thành công
Nếu tham gia chủ trì một buổi họp mà không chuẩn bị trước, mọi thứ sẽ đi chệch hướng và làm lãng phí thời gian của cả đội nhóm. Những vấn đề này bắt nguồn từ thiết kế một Agenda kém.
Một chương trình làm việc hiệu quả đặt ra những kỳ vọng rõ ràng về những gì cần diễn ra trong cuộc họp. Nó giúp các thành viên trong nhóm chuẩn bị, phân bổ thời gian một cách khôn ngoan, nhanh chóng thu hút mọi người quan tâm về cùng một chủ đề và xác định khi nào cuộc thảo luận có thể hoàn tất.
Cho dù bạn chỉ tổ chức một cuộc họp ngắn, kéo dài một thời gian ít ỏi hay kể cả một cuộc họp kéo dài hết cả ngày, bạn có thể sử dụng các bước sau để hỗ trợ chương trình làm việc:
Xác định mục đích của cuộc họp
Khi bắt đầu thực hiện mục tiêu của mình, bạn hãy đảm bảo rằng mục đích của cuộc họp rõ ràng và mọi nhiệm vụ bạn muốn đề cập đều liên quan đến mục tiêu của bạn.
Hãy chắc chắn việc đặt mục tiêu có thể đạt được để giữ cho cuộc họp của bạn hiệu quả nhất có thể.
Ví dụ: mục tiêu cuộc họp là để phê duyệt ngân sách chi vào quảng cáo hàng tháng của công ty sẽ dễ đạt được hơn là mục tiêu cải thiện chi tiêu tổng thể, nó chi tiết và “có thể” hơn là những điều quá to tát so với năng lực của bạn và điều kiện của công ty.
Đọc thêm: Mẫu bài phát biểu trong cuộc họp
Hỏi ý kiến người tham dự về vấn đề họ muốn thảo luận
Nếu bạn muốn duy trì sự tham gia của những người được mời tham dự trong suốt cuộc họp, hãy hỏi ý kiến của họ trước để bạn có thể chắc chắn rằng cuộc họp có thể đáp ứng nhu cầu của họ. Bạn có thể yêu cầu họ đề xuất những chủ đề mà họ mong muốn đề cập hoặc những câu hỏi mà họ cần được giải đáp.
Sau khi có danh sách các ý tưởng từ những người tham gia, bạn có thể xem xét chúng và quyết định xem cuối cùng bạn sẽ đưa vào những mục nào.
Liệt kê câu hỏi bạn muốn giải đáp
Khi bạn đã xác định được mục tiêu của cuộc họp và có một số ý tưởng về các chủ đề bạn muốn đề cập, hãy liệt kê các câu hỏi bạn đã có câu trả lời trong buổi họp. Một số chương trình họp chỉ cần liệt kê một chủ đề bằng một cụm từ, ví dụ: “thiết bị cho thuê”.
Tuy nhiên, bạn có thể làm rõ mục đích của từng danh mục trong mẫu Agenda bằng cách sắp xếp các điểm thảo luận dưới dạng câu hỏi. Ví dụ, bạn có thể viết, “Trong những điều kiện nào thì chúng ta nên cân nhắc việc thuê thiết bị thay vì mua nó?”
Những lời nhắc này có thể đảm bảo bạn đang kêu gọi thảo luận và thu thập tất cả thông tin bạn cần cho mỗi chủ đề của chương trình nghị sự (Agenda Event).
Xác định mục đích của mỗi nhiệm vụ
Bất kỳ nhiệm vụ nào bạn cần hoàn thành trong cuộc họp đều phải có mục đích. Thông thường, ba mục đích chính là chia sẻ thông tin, tìm kiếm nguồn gốc vấn đề hoặc đưa ra quyết định. Khi bạn đang xem xét chương trình Agenda của mình, hãy ghi lại mục đích của từng nhiệm vụ.
Bước này sẽ giúp những người tham gia cuộc họp biết khi nào bạn muốn họ đóng góp ý kiến và thời điểm đưa ra quyết định.
Xác định người dẫn dắt cho mỗi chủ đề
Có thể cho một người nào đó không phải là trưởng nhóm dẫn dắt cuộc thảo luận về các chủ đề của buổi họp. Nếu bạn có kế hoạch để người khác dàn xếp cuộc họp của nhóm mình, bạn có thể xác định chúng theo các chủ đề tương ứng của họ đang thực hiện.
Bước này giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ và đảm bảo rằng mọi người có trách nhiệm với nhiệm vụ của mình.
Ước tính thời gian thảo luận mỗi vấn đề
Tiếp đến là ước tính lượng thời gian bạn định dành cho mỗi nhiệm vụ. Phần này của Agenda Event đảm bảo bạn có đủ thời gian để trình bày tất cả các chủ đề đã lên kế hoạch cho cuộc họp của mình. Nó cũng giúp người tham gia tham khảo, điều chỉnh nhận xét và câu hỏi của họ để phù hợp với khung thời gian.
Bạn có thể tối ưu hóa khung thời gian của mình bằng cách dành nhiều thời gian hơn cho các mục mà bạn dự đoán sẽ mất nhiều thì giờ để thảo luận, hoặc lên lịch cho các danh mục đặc biệt quan trọng trong cuộc thảo luận để đảm bảo các vấn đề chủ chốt sẽ được giải quyết hết.
Nếu bạn có nhiều người tham dự cuộc họp của mình, bạn thậm chí có thể giới hạn thời gian cho một số chủ đề nhất định, để hợp lý hóa cuộc trò chuyện, khuyến khích đưa ra quyết định nhanh chóng nếu cần và duy trì cuộc họp theo đúng lịch trình đã sắp xếp.
Tổng kết lại cuộc họp
Dành ra một khoảng thời gian để kết thúc mỗi cuộc họp bằng các đánh giá có thể giúp người tham gia hiểu rõ hơn về những quyết định mà họ đã đưa ra, và những thông tin họ đã thảo luận nhằm để những người này có thể thực hiện bất kỳ bước cần thiết nào sau cuộc họp.
Trong quá trình đánh giá, bạn và những người tham dự cuộc họp cũng nên xem xét những gì diễn ra tốt đẹp trong cuộc họp và những gì cần cải thiện. Bằng cách dành vài phút để xem xét những câu hỏi này, bạn có thể đảm bảo cuộc họp tiếp theo của mình thậm chí còn hiệu quả hơn.
Đọc thêm: 10 Cách Làm Việc Nhóm Online Hiệu Quả
Ví dụ agenda mẫu cho chương trình hiệu quả
Mẫu chương trình họp
Dưới đây là mẫu Agenda mà bạn có thể điều chỉnh cho phù hợp với hầu hết các cuộc họp:
CUỘC HỌP AGENDA
Ngày:
Thời gian:
Địa điểm:
CHI TIẾT AGENDA
Mục tiêu:
1. Mô tả mục một trong chương trình nghị sự
Thời gian:
Mục đích:
Dẫn dắt:
a. Nhận xét
b. Nhận xét
c. Nhận xét
2. Mô tả mục hai trong chương trình nghị sự
Thời gian:
Mục đích:
Dẫn dắt:
a. Nhận xét
b. Nhận xét
c. Nhận xét
3. Mô tả mục ba trong chương trình nghị sự
Thời gian:
Mục đích:
Dẫn dắt:
a. Nhận xét
i. Nhận xét bổ sung
ii. Nhận xét bổ sung
b. Nhận xét
c. Nhận xét
4. Mô tả mục bốn trong chương trình nghị sự
Thời gian:
Mục đích:
Dẫn dắt:
a. Nhận xét
b. Nhận xét
c. Nhận xét
5. Mô tả mục năm của chương trình nghị sự
Thời gian:
Mục đích:
Dẫn dắt:
a. Nhận xét
i. Nhận xét bổ sung
ii. Nhận xét bổ sung
iii. Nhận xét bổ sung
b. Nhận xét
c. Nhận xét
6. Đánh giá kết thúc cuộc họp
Thời gian:
Mục đích:
Dẫn dắt:
a. Chúng ta đã làm được những gì trong cuộc họp này?
b. Chúng ta nên làm gì khác hay cần cải thiện gì trong cuộc họp tiếp theo?
Đọc thêm: Mẫu Biên Bản Cuộc Họp Mới Nhất 2022: Ví Dụ Và Cách Viết Hiệu Quả
Lời kết
Những nội dung trên đây mà Glints đem đến nhằm củng cố kiến thức về khái niệm Agenda là gì và kèm theo hướng dẫn để làm một bản Agenda hoàn chỉnh, chuyên nghiệp trong công việc.
Đừng quên truy cập vào Glints để nhận thêm nhiều thông tin bổ ích và tìm cho mình những cơ hội việc làm phù hợp nhé!
