Pivot Table là gì? Cách sử dụng Pivot Table để thống kê dữ liệu trong Excel

Pivot Table là gì?

Pivot Table là một công cụ có thể sắp xếp, tính toán, tóm tắt, thống kê và phân tích dữ liệu. Tính năng này của Excel cho phép bạn xem các kết quả, so sánh và thấy được xu hướng có trong dữ liệu của mình. Pivot Table biến một tập hợp dữ liệu với khối lượng lên đến hàng chục megabyte trở thành những con số hay bảng tóm tắt cực kỳ trực quan và dễ hiểu, qua đó bạn sẽ có cái nhìn tổng quát, hiểu biết và nắm bắt được các thông tin để có thể quyết định xem bước tiếp theo sẽ làm gì.

Xem thêm: Microsoft Access là gì? Lý do bạn nên sử dụng Microsoft Access

Lợi ích khi sử dụng Pivot Table

Pivot Table rất mạnh mẽ và được ứng dụng rất nhiều trong thực tế vì những lợi ích mà công cụ này mang lại, cụ thể:

• Tổng hợp và tóm tắt dữ liệu, thực hiện các phép tính theo yêu cầu của bạn.
• Mở rộng hay thu gọn thông tin dữ liệu theo các cấp độ từ tổng quát đến chi tiết tùy thuộc vào việc bạn cần tập trung phân tích, đào sâu kết quả ở tầng lớp nào của dữ liệu.
• Linh hoạt trong chuyển đổi cột thành hàng hoặc ngược lại.
• Cung cấp các tính năng lọc, nhóm, sắp xếp và định giúp người dùng tập trung vào thông tin và truyền đạt với người khác dễ dàng hơn
• Kết hợp với Pivot Chart tạo nên các biểu đồ thể hiện trực quan, cung cấp các thông tin hữu ích.
• Kết hợp với Slicer và Pivot Chart có thể tạo ra được Dashboard, tương tác linh hoạt với filter để phát hiện ra những thông tin đáng giá.

Xem thêm: 2 cách tra cứu mã số thuế cá nhân chính xác nhất tại Tổng Cục Thuế

Hướng dẫn cách sử dụng Pivot Table để thống kê dữ liệu

Bạn chỉ có thể sử dụng Pivot Table khi bạn có dữ liệu được đưa vào từ ban đầu. Bạn cũng có thể chỉnh sửa, thêm hoặc xóa dữ liệu trong vùng dữ liệu ban đầu, tuy nhiên, Pivot Table sẽ không tự động cập nhật, bạn sẽ phải cập nhật thủ công bằng cách sử dụng lệnh Refresh.

Bước 1: Trong thẻ Insert trên thanh công cụ, chọn Pivot Table.

Bước 2: Hộp thoại Pivot Table hiện ra:

• Trong vùng Select a table or range: chọn vùng dữ liệu bạn muốn thực hiện Pivot Table.
• Trong vùng Choose where you want the PivotTable to be placed:
  • New Worksheet: Pivot Table sẽ được đặt ở một sheet được tạo mới.
  • Existing Worksheet: Nếu bạn muốn chủ động chọn vị trí để đặt Pivot Table, bạn có thể chọn vị trí đó ở ô Location.

Cuối cùng, bạn nhấn OK.

Bước 3: Pivot Table sẽ hiện ra tại vị trí bạn chọn hoặc trong một sheet mới.

• Vùng PivotTable chính là vị trí mà Pivot Table của bạn được đặt.
• Vùng PivotTable Fields sẽ chứa các thiết lập để bạn có thể tùy chỉnh cho Pivot Table của mình.
  • Phần phía trên chứa các trường dữ liệu (Field) chính là các cột trong vùng dữ liệu của bạn.
  • Ở phía dưới là các ô để bạn kéo các trường dữ liệu vào để thiết lập cho Pivot Table:
    • Filters: chứa bộ lọc theo trường dữ liệu bạn muốn hiển thị.
    • Columns: trường dữ liệu sẽ hiển thị theo cột.
    • Rows: trường dữ liệu sẽ hiển thị theo dòng.
    • Values: trường dữ liệu sẽ hiển thị giá trị các phép tính toán.

Bước 4: Thiết lập Pivot Table tùy theo cách thức bạn muốn tổng hợp, thống kê để có được cái nhìn tổng quát về dữ liệu của mình.

Bước 5: Để tùy chỉnh Pivot Table hiển thị theo định dạng bạn muốn, trong thẻ PivotTable Analyze, chọn Options. Hộp thoại PivotTable Options sẽ hiện ra. Tại đây bạn có thể thiếp lập các tùy chỉnh như: Layout & Format, Totals & Filters, Display, Printing, Data và Alt Text.

Bước 6: Bạn cũng có thể thay đổi giá trị tính toán bằng cách trong ô Values, click vào trường dữ liệu, chọn Value Field Setting… Hộp thoại Value Field Settings sẽ hiện ra.

Tại đây, bạn có thể thay đổi giá trị tính toán trong thẻ Summarize Values By bao gồm Sum, Count, Average, Max, Min,… Trong thẻ Show Values As, bạn có thể tính toán lại giá trị hiển thị của Values như: % of Grand Total, % of Column Total, % of Row Total,…

Như vậy là mình đã chia sẻ cho các bạn về Pivot Table, những lợi ích khi sử dụng Pivot Table cũng như hướng dẫn các bạn thiết lập một Pivot Table trong Microsoft Excel. Hi vọng bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn có thể sử dụng được công cụ này ứng dụng vào công việc của mình.

Nếu các bạn có thêm những hiểu biết gì về Pivot Table, đừng ngần ngại chia sẻ chúng ở dưới phần bình luận. Chúc các bạn thành công!

Xem thêm:

• Cách tìm cây ATM gần nhất trên điện thoại qua Google Maps
• Cách chia đôi màn hình máy tính trên Windows 10