PO (Purchase order) là gì? Những quy tắc cần nhớ để quản lý PO

Job ngon – Lương 12Tr + Hoa hồng không giới hạn – Mời bạn ứng tuyển

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, thuật ngữ PO được sử dụng khá nhiều. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu rõ về định nghĩa, ứng dụng của nó. Trong bài viết dưới đây, JobsGO sẽ giải đáp giúp bạn PO là gì? Cùng theo dõi nhé!

1. PO là gì?

PO là gì? PO (Purchase Order) dịch ra tiếng việt là đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng là loại tài liệu người mua cung cấp đến người bán về số lượng, chủng loại và giá cả sản phẩm, dịch vụ mà họ đặt hàng. Đơn đặt hàng được sử dụng với mục đích kiểm soát việc mua bán hàng hóa từ nhà cung cấp hay người bán hàng.

Có thể coi đơn đặt hàng như loại hợp đồng ràng buộc chính thức giữa người mua và người bán. Đó là chứng từ có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của công ty.

Ví dụ, sau khi 2 bên ký kết hợp đồng thì PO sẽ bao gồm thông tin như tổng lượng hàng hóa, điều khoản hợp đồng, đơn giá mỗi sản phẩm, tình trạng giao hàng cũng như các điều kiện khác. Mục đích chính của tạo PO chính là giúp quá trình mua bán sản phẩm, dịch vụ diễn ra dễ dàng, minh bạch, rõ ràng.

PO mang tính bắt buộc về mặt pháp lý khi không có các loại hợp đồng khác đi kèm. Khi đó, PO sẽ trở thành tài liệu ràng buộc được hai bên mua bán, nhà cung cấp chấp thuận. Bên cạnh đó, PO là tài liệu dùng để kiểm toán, quyết toán của doanh nghiệp. Nếu thiếu PO quá trình này sẽ diễn ra vô cùng khó khăn, không suôn sẻ từ đó dẫn đến nhiều vấn đề liên quan đến tài chính.

Xem thêm: Kinh doanh thương mại là gì?

2. Ý nghĩa của PO là gì?

PO là một loại chứng từ khá quan trọng, vì thế nó có ý nghĩa to lớn đối với doanh nghiệp. PO còn được xem là tài liệu để kiểm tra, đánh giá các vấn đề liên quan trực tiếp đến đơn hàng. Vậy ý nghĩa cụ thể của PO là gì?

• PO giúp người mua hàng làm rõ nhu cầu, mong muốn của họ thông qua nhà cung cấp. Thông thường cả hai bên sẽ sử dụng nó khi đặt đơn hàng không được giao như đã thỏa thuận.
• PO sẽ là tài liệu chính thức về việc giao nhận hàng và tình trạng giao hàng cho các nhóm mua sắm, tài chính, vận hành. Khi đơn hàng nào đó được tạo thì chi phí sẽ thiết lập. Từ đó bạn sẽ tự đánh giá và đưa ra kế hoạch chi tiêu sao cho phù hợp.
• PO có tính ràng buộc về mặt pháp lý nếu không có hợp đồng chính thức. Lúc này nó sẽ trở thành nguồn tài liệu chính được nhà cung cấp chấp nhận.
• PO cũng giúp cho quá trình kiểm toán suôn sẻ hơn khi bạn đảm bảo được quá trình phát hành, xử lý và ghi đơn đặt hàng.

Xem thêm: Proforma Invoice là gì? Những thông tin hữu ích cho bạn

3. Nội dung của PO

Một mẫu PO hoàn chỉnh sẽ bao gồm những đầu mục sau:

• Số PO.
• Ngày lập PO.
• Người bán/ người mua: Bao gồm tên, số điện thoại liên lạc.
• PIC (person in charge – người chịu trách nhiệm).
• Mô tả về hàng hóa/ sản phẩm.
• Số lượng hàng hóa/ sản phẩm.
• Thông số kỹ thuật của sản phẩm.
• Đơn giá sản phẩm.
• Tổng giá trị hợp đồng.
• Điều khoản thanh toán.
• Điều kiện giao hàng.
• Các điều kiện đặc biệt như giảm giá, chiết khấu phần trăm….
• Chữ ký của hai bên.

4. Quy trình sử dụng PO

Tùy thuộc vào từng mô hình kinh doanh mà việc áp dụng quy trình mua hàng bằng PO cũng sẽ khác nhau. Các bước cơ bản để áp dụng PO gồm:

• Bước 1: Bên mua hàng hóa tìm hiểu và quyết định mua một số sản phẩm, dịch vụ bất kỳ cho doanh nghiệp.
• Bước 2: Bên mua hàng sẽ xuất PO cho bên bán để bắt đầu một quá trình mua hàng.
• Bước 3: Bên bán hàng sẽ nhận PO, xác nhận với bên mua hàng xem có thể đáp ứng được điều kiện hay không. Nếu như bên bán không thể thực hiện được yêu cầu cho bên mua thì PO sẽ hủy.
• Bước 4: Trong trường hợp bên bán xác nhận thực hiện giao dịch thì bên mua sẽ chuẩn bị đơn hàng dựa trên số lượng hàng có sẵn trong kho hoặc lên kế hoạch sản xuất để đảm bảo khả năng cung cấp hàng hóa.
• Bước 5: Ngay sau khi làm đủ số lượng hàng thì bên bán có thể nhờ đơn vị vận chuyển để gửi hàng đến bên mua.
• Bước 6: Bên bán cần nhập hóa đơn cho đơn đặt hàng. Trong đó có thể sử dụng PO mà bên mua gửi để đảm bảo tính chính xác và khả năng kiểm tra chéo thông tin giao hàng chính xác nhất.
• Bước 7: Bên mua sẽ kiểm tra hàng hóa và thanh toán hóa đơn theo các điều khoản đơn đặt hàng cho bên bán.

5. Cách quản lý PO hiệu quả

Như đã nói ở trên, PO là yếu tố quan trọng với doanh nghiệp. Chính vì vậy mà việc quản lý cần phải chỉn chu, hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra. Dưới đây JobsGO sẽ giúp bạn nắm được cách quản lý PO chính xác, hiệu quả nhất.

• Cần phải quản lý nhà cung cấp mà doanh nghiệp từng đặt hàng. Hồ sơ của nhà cung cấp cũng phải rõ ràng, dễ tiếp cận, hợp lý với hoạt động mua sắm. Như vậy sẽ giúp cho việc lựa chọn nhà cung cấp đơn giản và chính xác hơn.
• Tạo dựng hạn chế về chi phí liên quan đến ngân sách bằng việc phân loại sản phẩm, dịch vụ cần thiết để bổ sung hàng tồn kho cũng như tách các khoản mua thành nhiều danh mục.
• Triển khai hệ thống phê duyệt mua hàng để kiểm soát vấn đề chi phí và ngăn ngừa quản lý tài chính yếu kém. Sau đó triển khai quy trình phê duyệt, nó sẽ giúp bạn ngăn chặn việc mua hàng không đúng các yêu cầu, nhất là trong trường hợp đơn đặt hàng trùng lặp đặt cho cùng một sản phẩm.
• Xây dựng các đề mục cần kiểm tra và đánh giá chất lượng giúp cho việc duy trì dữ liệu chính xác của đơn hàng. Cũng từ đó mà giảm thiểu được sai sót, đảm bảo mọi vấn đề diễn ra đúng kế hoạch, bao gồm cả thông tin quan trọng như: Số lượng, giá cả, chi tiết vận chuyển, thuế đánh lên hàng hóa.
• Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu để đảm bảo quá trình kiểm toán diễn ra hiệu quả. Các hồ sơ cần được lưu trữ đúng cách để hạn chế thất thoát, nhầm lẫn. Trong đó đặc biệt cần đảm bảo tính bảo mật cho chứng từ.
• Mọi quy trình hủy đơn cần phải thực hiện rõ ràng, khi PO bị hủy thì cần có văn bản chính thức. Trong đó bao gồm các thông tin có liên quan và chữ ký phê duyệt. Đặc biệt, khi PO bị hủy thì vẫn cần lưu trữ lại cùng các tài liệu khác.

Xem thêm: Việc làm ngành kế toán mới nhất

6. So sánh Invoice và PO

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, thuật ngữ “Invoice” cũng được xuất hiện khá nhiều cùng với PO. Vậy bạn có phân biệt được 2 thuật ngữ này không? Cùng theo dõi nội dung phần này nhé!

Invoice được hiểu là hóa đơn, chứng từ được xuất khi mua bán hàng hóa. Có ý kiến nói rằng PO cũng là một dạng hóa đơn. Trên thực tế thì 2 khái niệm này lại không giống nhau. Nó được phân biệt rõ ràng thông qua các vấn đề như:

• Đơn đặt hàng PO được bên mua chuẩn bị khi cần đặt các loại hàng hóa, dịch vụ. Lúc này hóa đơn được tạo bởi bên bán hàng với mục đích là lưu trữ lại giao dịch mua bán và yêu cầu thanh toán hàng khi xuất kho.
• Đơn hàng được gửi cho bên bán còn hóa đơn gửi cho bên mua hàng.
• PO chỉ được phép tạo thêm khi bên mua có nhu cầu đặt hàng tiếp. Còn hóa đơn được lập khi bên mua đã mua hàng thành công. Hóa đơn sẽ xuất tự động và quản lý công nợ trên phần mềm quản lý riêng.
• PO yêu cầu rõ ràng về thông tin mua bán sản phẩm, dịch vụ còn hóa đơn chỉ dùng để xác nhận quá trình bán hàng và lưu trữ chứng từ phục vụ kế toán.

7. Một số khái niệm khác về PO

Để hiểu rõ hơn về PO là gì trong một số lĩnh vực khác, bạn có thể tham khảo thêm một số khái niệm liên quan khác.

7.1 PO trong IT là gì?

PO (Product Owner) trong mảng công nghệ có ý nghĩa là người sở hữu sản phẩm. Nhiệm vụ của Product Owner là giải quyết vấn đề của end-user (người dùng cuối), đồng thời chịu trách nhiệm vận hành và nâng cấp sản phẩm.

Họ lên kế hoạch cho mọi vấn đề liên quan đến sản phẩm từ việc thiết kế, tạo website, giao diện đến lịch trình ra mắt sản phẩm. Không chỉ vậy, Product Owner là người đại diện khách hàng truyền tải yêu cầu, mong muốn của họ đến team Developer (đội phát triển sản phẩm).

7.2 PO trong lĩnh vực y khoa là gì?

Trong lĩnh vực y học, PO hay P.P viết tắt của Per os. Thuật ngữ được sử dụng phổ biến để chỉ các loại thuốc sử dụng qua đường uống.

7.3 PO là gì trong lĩnh vực thanh toán trực tuyến?

PO là gì trong lĩnh vực thanh toán trực tuyến? Nó chính là viết tắt của từ Payoneer. Thuật ngữ này chỉ các tổ chức cung cấp dịch vụ thanh toán dành cho các cá nhân và doanh nghiệp có nhu cầu về dịch vụ thanh toán quốc tế.

Giống như Paypal, Payoneer được người dùng để mua hàng quốc tế hay nhận tiền về tài khoản.

Xem thêm: Ngành công nghệ thông tin là gì? Cơ hội việc làm ngành công nghệ thông tin như thế nào?

7.4 PO có ý nghĩa gì trong lĩnh vực bưu chính và viễn thông?

Đối với lĩnh vực bưu chính, PO viết tắt của Post Office có nghĩa là bưu điện.

Đối với lĩnh vực viễn thông tiếng anh là telecommunication, PO là viết tắt của Port out có nghĩa là chuyển đi. Port out được dùng để nói về một số thuê bao chuyển từ nhà mạng sang nhà mạng khác.

Bài viết trên JobsGO đã chia sẻ những thông tin xoay quanh thuật ngữ PO là gì? và ý nghĩa PO trong nhiều lĩnh vực. Mong rằng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn có thêm kiến thức về thuật ngữ PO.

(Theo JobsGO – Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)