Số fax là gì? Làm thế nào để gửi fax bằng máy in, điện thoại nhanh nhất?

Ngày nay, với sự phát triển nhanh chóng của các ứng dụng kĩ thuật số, công nghệ fax dần lùi vào quá khứ để nhường lại sân khấu cho các ứng dụng smartphone có ưu thế vượt trội về khả năng truyền tải tín hiệu linh hoạt, nhanh chóng. Các công ty/doanh nghiệp cũng dần chuyển sang dịch vụ fax trực tuyến trên điện thoại, tablet hoặc các hình thức chuyển tải hiện đại khác thay vì sử dụng máy fax vật lý thông thường. Do đó, những thắc mắc như máy fax là gì và số fax là gì gây ra đôi chút khó khăn với những người trẻ tuổi lớn lên trong thời đại internet.

Máy fax là gì?

Fax là thuật ngữ rút gọn từ “facsimile” (nghĩa là điều tương tự trong tiếng Latinh) dùng để mô tả việc gửi tài liệu qua đường dây điện thoại nhờ các thao tác trên máy fax. Hay nói cách khác, máy fax là thiết bị cho phép chuyển tiếp thông tin, bao gồm văn bản và hình ảnh đã được quét từ bản tài liệu gốc, sau đó chuyển đổi thành dạng tín hiệu điện và gửi qua hệ thống điện thoại hoặc internet đến một máy fax khác.

Số fax là gì?

Số fax cũng tương tự như số điện thoại, đều là phương thức thông tin quan trọng của doanh nghiệp, nhưng thay vì gọi điện thì số fax sẽ được kết nối với máy chủ fax hoặc các dịch vụ fax trực tuyến như MyFax, eFax, Hellofa để giao nhận tài liệu kịp thời.

Tùy thuộc vào vị trí người nhận fax và địa điểm gửi fax mà số fax có độ dài và định dạng khác nhau. Mã số fax trong nước thường gồm 3 chữ số. Khi gửi fax sang nước ngoài, số fax sẽ dài hơn với phần số bổ sung được biết đến dưới tên gọi mã thoát (exit code). Hơn nữa, người dùng cũng có thể sở hữu một hoặc nhiều số fax tương ứng với nhu cầu sử dụng của mình.

Cách thức hoạt động của máy fax là gì?

Trước hết, hai máy fax được kết nối bởi một mạng điện thoại, tương ứng một máy gửi và máy còn lại nhận tài liệu. Khi máy fax dùng để gửi quét toàn bộ tờ giấy tài liệu, bộ xử lý trong máy sẽ chuyển đổi các thông tin vừa quét được thành bit.

Nếu bạn gửi tài liệu với số lượng bản in lớn thì máy fax càng cần nhiều bit, càng mất nhiều thời gian để thực hiện. Các bit này tiếp tục được gửi đến máy fax còn lại, hay còn gọi là máy fax nhận thông qua đường dây điện thoại. Máy fax nhận lúc này sẽ sử dụng các bit thông tin đã được truyền tải để tạo một bản sao của tài liệu gốc.

Cách gửi fax bằng máy in

Ngoài việc hiểu rõ số fax là gì, việc nắm bắt quy trình gửi fax qua các thiết bị như máy in hay điện thoại cũng cực kì cần thiết nếu bạn làm trong cơ quan, công sở. Để gửi fax bằng máy in, bạn chỉ cần thiết lập và kết nối máy in với một mạng điện thoại hoặc đường dây điện thoại và thực hiện lần lượt các bước sau đây.

• Nạp tài liệu vào khay đựng của máy in: Bạn nạp một hoặc nhiều trang tài liệu theo hướng dẫn trên khay đồng thời điều chỉnh các chốt khóa giấy phù hợp.
• Quay số nhận fax: Bao gồm mã kết nối đường dây bên ngoài, mã quốc gia và mã vùng. Bạn cũng có thể quay số nhanh từ danh bạ fax đã lưu trong máy.
• Nhấn tính năng fax trên màn hình điều khiển của máy in: Lúc này, bạn chọn chế độ fax giấy đơn hoặc hai mặt tùy thuộc vào yêu cầu của tài liệu cần gửi.

• Bấm nút Gửi hoặc Bắt đầu trên màn hình điều khiển để bắt đầu gửi fax
• Nếu bạn nghe thông báo tín hiệu bận nghĩa là đường dây điện thoại nhận fax hiện tại chưa thể tiếp nhận được. Lúc này, hãy thử liên hệ với bên nhận tài liệu và thực hiện fax sau nhé. Trong trường hợp bạn nghe thấy phản hồi từ bên còn lại thì hãy đợi đến khi họ chấp nhận fax, hoặc bạn cũng có thể chọn lệnh hủy fax nếu nghi ngờ có sai sót trong số fax. Khi nghe được âm thanh máy fax xác nhận thì bạn đã gửi fax thành công.
• Đọc báo cáo fax để xác nhận đã gửi fax, hoặc nhanh chóng giải quyết vấn đề nếu việc gửi fax gặp trục trặc.

Hiện tại, các máy in có hỗ trợ tính năng fax tại FPT Shop đang được áp dụng những ưu đãi khuyến mãi vô cùng hấp dẫn. Một trong số đó phải kể đến dòng máy in Brother như: Brother MFC-L2701DW, Brother laser DCP-B7535DW, Brother DCP-L2520D hoặc máy in đến từ thương hiệu HP như HP LaserJet Pro MFP M135w.

Cách gửi fax bằng điện thoại

Với một chiếc điện thoại thông minh thì cách gửi fax bằng số fax là gì? Trên thực tế, các ứng dụng di động hiện nay đều được thiết kế với chức năng gửi fax vô cùng tiện lợi và hỗ trợ tốt trên cả hai nền tảng Android và iOS. Sau đây là mẫu 5 bước gửi fax từ ứng dụng eFax.

• Bước 1: Tải và cài đặt ứng dụng miễn phí trên CH Play hoặc App Store.
• Bước 2: Mở app và nhấn Send Fax để bắt đầu gửi fax.

• Bước 3: Nhập thông tin người nhận, có thể là số từ danh bạ fax đã lưu trữ trên app hoặc từ danh sách liên hệ trên điện thoại của bạn.

• Bước 4: Đăng tải tệp và lưu ý đính kèm tối đa 10 tệp từ bộ lưu trữ của điện thoại hoặc các ứng dụng đám mây như Dropbox hoặc Google Drive.

• Bước 5: Nhấn Send và bạn sẽ nhận được mail xác nhận từ eFax khi bản fax của bạn được gửi thành công.

Tạm kết

Bài viết này đã chia sẻ các kiến thức về số fax là gì, máy fax là gì và cách thức gửi fax. Hy vọng với những thông tin này, bạn đã có thể lựa chọn hình thức gửi fax phù hợp với chi phí và nhu cầu của mình. Nếu có bất kì thắc mắc gì, đừng ngần ngại chia sẻ dưới phần bình luận này nhé.