Thông cáo báo chí là bản tóm tắt những sự thật về một chương trình hay một vấn đề mà bạn muốn giới truyền thông quan tâm. Chúng được viết theo một mẫu chuẩn. Tiêu chí chính của một thông cáo báo chí là nó phải chứa tin. Cũng giống như một bài đưa tin nhanh, bản thông cáo báo chí được viết dưới dạng kim tự tháp ngược. Đoạn đầu tiên là “đoạn dẫn” trong đó nêu những thông tin quan trọng nhất; các đoạn sau đó phát triển thêm thông tin theo trình tự giảm dần mức độ quan trọng. Thông tin ít quan trọng nhất được nói đến cuối cùng. Cũng giống như một bản tin hay, thông cáo báo chí hay phải trả lời được câu hỏi ai, cái gì, khi nào, ở đâu, tại sao và bằng cách nào. Ai là chủ đề của câu chuyện? Câu chuyện về cái gì? Sự kiện diễn ra khi nào? Đang diễn ra ở đâu? Tại sao thông tin này lại quan trọng? Mức độ quan trọng của nó đến đâu? Tất cả những thông tin này phải nằm trong đoạn đầu tiên.
Các câu và đoạn văn trong thông cáo báo chí phải ngắn để người biên tập hoặc phóng viên phụ trách có thể duyệt nhanh, không được dùng thuật ngữ, chữ viết tắt, chi tiết chưa được giải thích hay câu nói sáo rỗng. Có thể sử dụng trích dẫn, nhưng thường dùng ở đoạn hai hoặc ba, và luôn phải ghi tên tác giả. Thông cáo báo chí được viết như một bản tin phóng sự, không chứa nhiều tính từ mạnh, thường dễ được báo giới chấp nhận. Cụ thể, thông cáo báo chí ở Mỹ tuân theo một công thức, trong đó có: Dòng cách đôi: Giấy trắng, tốt nhất là in tên và địa chỉ cơ quan ở đầu trang. Lề rộng xung quanh, ít nhất là 2,54cm (1 inch) giúp đọc dễ và để người biên tập hoặc phóng viên ghi chú vào đó. In một mặt. Một thông cáo báo chí tiêu chuẩn mang những thông tin sau đây trong đoạn đầu: Ngày công bố thông cáo báo chí. Tên người liên hệ, điện thoại, số fax và thư điện tử, đôi khi cả số điện thoại di động của người cần liên hệ ngoài giờ làm việc, đặc biệt là khi phải làm việc với phóng viên ở nhiều múi giờ khác nhau. Thời điểm công bố. Thường thông tin được gửi trước khi sự kiện diễn ra, nhưng không được sử dụng trước một thời điểm nhất định nào đó. Nó giúp phóng viên có thời gian đọc tài liệu và xử lý thông tin, đặc biệt là đối với một câu chuyện phức tạp. Nếu làm theo cách này, cần ghi chú “Không công bố trước ngày…” và ghi ngày, giờ cụ thể có thể công bố tài liệu. Nếu tin có thể được công bố ngay thì ghi “Cho công bố ngay”. Một dòng đầu đề nêu tóm tắt thông tin công bố, phải bắt mắt và in hoa. Dòng trên đầu, in hoa, bắt đầu đoạn đầu tiên và nêu nguồn tin bắt đầu từ đâu. Ở Mỹ thông cáo báo chí thường dài từ một đến hai trang. Nếu nhiều hơn một trang, đánh chữ “còn nữa” ở cuối của trang đầu. Cuối thông cáo, đánh -30- hoặc #### để đánh dấu kết thúc. Nhớ kiểm tra lỗi chính tả, lỗi đánh máy, các loại dấu và nội dung viết chưa sâu sắc (Xem ví dụ trang 81). Thông cáo báo chí có thể gửi cho một biên tập viên, biên tập viên chuyên mục, hay một phóng viên. Gọi điện kiểm tra xem họ nhận được thông cáo chưa. Hỏi xem thông cáo đã đến được đúng người nhận chưa, và có cần thông tin thêm không. Tài liệu báo chí như thông cáo báo chí và trang thông tin/số liệu phải luôn ở dưới dạng văn bản và được phân phát trước một sự kiện như họp báo, không được phát sau. Đã có một chính phủ mới gặp phải trường hợp xấu này. Các bộ trưởng họp kín thâu đêm để xây dựng một kế hoạch phát triển kinh tế mới. Cuộc họp kết thúc lúc 7 giờ sáng, và thông báo mời báo giới tới buổi họp báo quan trọng vào 10 giờ sáng. Các bộ trưởng công bố các chính sách kinh tế mới, sau đó nhân viên phụ trách báo chí bắt đầu viết bài đưa tin. Vì nhân viên quá bận rộn với việc viết bài tuyên bố cho báo chí, họ không có đủ thời gian để giải thích thấu đáo các chính sách mới. Mất nhiều giờ, các phóng viên không có tài liệu bằng văn bản để làm việc đưa tin một sự kiện quan trọng và phức tạp, và nhiều phóng viên đã hiểu sai vấn đề. Văn phòng báo chí của chính phủ phải mất nhiều tuần sau đó để cố gắng giải thích những thông tin sai lệch.
5 điểm cần lưu ý Trước khi viết một thông cáo báo chí, hãy trả lời những câu hỏi sau đây: -Tại sao sự kiện này lại quan trọng và nó trở thành tin tức bằng cách nào? -Những điểm chính là gì? -Có tài liệu nghiên cứu nào khác để thay thế thông tin đó không? Thông tin có thể kiểm tra dễ dàng không -nếu phóng viên yêu cầu làm việc đó không? -Ai là người có thẩm quyền phát biểu về vấn đề này? -Trang thông tin/số liệu có cần thiết để cung cấp thêm thông tin không?
